Imagina que es sábado por la noche. El comedor está en plena ebullición, el murmullo de los comensales no cesa y la cocina trabaja a un ritmo frenético pero coordinado. Y en medio de ese escenario, surge un problema: un grupo de seis personas llega a la puerta de tu local asegurando que tiene una reserva, mientras que una mesa de cuatro acaba de pedir la cuenta y en otra una pareja espera su segundo plato. Ante esta situación, muchos responsables de sala optarían por consultar el libro de reservas o la aplicación que trabaja en una tablet independiente, para después correr hacia el Terminal Punto de Venta (TPV) para ver el estado de las cuentas y cruzar los dedos para que no haya habido un error de sobrecontratación.
La realidad, es que este ha sido el día a día de la mayoría de los restaurantes españoles durante décadas, pero afortunadamente, las cosas están cambiando. Y la razón está relacionada con la llegada de la tecnología aplicada a la operativa. Los hosteleros finalmente entendieron que la competitividad de un negocio no se mide solo por la calidad de las croquetas que sirven o el punto del solomillo, sino por su capacidad para eliminar los problemas invisibles. Es por ello por lo que están apostando por implementar un software TPV para restaurantes que trabaje de forma unificada con un programa de reservas, a fin de evitarse este tipo de sorpresas desagradables y optimizar el servicio que prestan a sus clientes.
El fin de las islas de información
Como ya dijimos, muchos restaurantes operan con «islas de información». Por un lado, el manejo de los clientes que querían ir a comer o cenar (las reservas) y, por otro, la gestión de lo que esos clientes consumen en el local (TPV). El problema es que estas islas rara vez se hablan entre sí. Pero esta desconexión es el origen de los mayores dolores de cabeza en este tipo de negocios como, por ejemplo, mesas vacías que figuran como reservadas, clientes habituales a los que se les pregunta si tienen alergias cada vez que llegan o, peor aún, el temido overbooking.
Pero con la simple implementación de un ecosistema donde el software de reservas funcione en conjunto con el TPV, los datos pueden fluir sin obstáculos. Ya que, cuando el sistema de reservas y el punto de venta trabajan como uno solo, el restaurante deja de ser un conjunto de piezas sueltas para convertirse en un organismo vivo donde la información que entra por la web de reservas prepara a la sala, lo que ocurre en la sala informa a la cocina, y lo que se paga en el TPV alimenta a una base de datos que contribuirá a que ese cliente vuelva.
Razones de peso para preferir la integración
Si todavía tienes dudas sobre si esta inversión es necesaria, permítenos mostrarte los beneficios que pueden transformar la rentabilidad de tu negocio:
Sincronización del plano de las mesas
Uno de los primeros beneficios de la integración de estos programas es la posibilidad de visualizar el estado real del local. Porque el plano de mesas del TPV se actualiza automáticamente con la información de las reservas. Así, si un cliente no se presenta, el sistema libera la mesa, y si una mesa se alarga, el personal de recepción lo sabe antes de sentar al siguiente grupo. Lógicamente, optimización del aforo en tiempo real te permite estrujar cada minuto del servicio, para que ninguna silla se quede vacía innecesariamente.
El cliente en el centro (CRM real)
¿Cómo sabes si el cliente que acaba de sentarse en la mesa 4 es el mismo que gastó 200 euros en su última visita? Si utilizas sistemas aislados, es imposible. En cambio, con un software TPV integrado con las reservas, el perfil de tus clientes se enriquece con cada visita. Tú podrás conocer sus preferencias, sus gastos medios o sus fechas especiales para poder personalizar la experiencia y utilizarla como herramienta de fidelización.
Reducción del estrés y el error humano
Otro de los beneficios es que puedes acabar con el caos que suele presentarse a horas punta por causa de la falta de información clara. El equipo ya no tendrá que estar saltando de una pantalla de reservas a un terminal de cobro, porque la asignación de mesas estará automatizada. Así que podrán trabajar más relajados y de una forma más eficiente. Con esto, además, se eliminan las discusiones en la recepción y los errores de cálculo.
Más autonomía para el cliente
Seamos sinceros. Para nadie es un secreto que los comensales han cambiado mucho en los últimos años. Ya nadie quiere esperar a que el restaurante abra para llamar por teléfono y hacer una reservación. Todos quieren poder hacerlo desde su móvil mientras ven una serie o mientras pasean al perro por el parque. De manera que, proporcionarles un software de reservas que sea accesible, intuitivo y que confirme la cita al instante es ya una expectativa básica.
A eso hay que sumarle el hecho de que la digitalización ahora permite solucionar de forma sencilla algo que antes era un quebradero de cabeza, como los turnos y los aforos. Con los nuevos sistemas, tú puedes decidir cuántas personas pueden entrar en tu local en cada franja de media hora, evitando que cincuenta comensales lleguen a la vez y colapsen la cocina. Pero para ello necesitas contar con un programa que sea capaz de entender la capacidad real de tu restaurante en cada momento.
CEGID Revo: la referencia de la hostelería inteligente
Como te podrás imaginar, no cualquier software vale para esto. Es imprescindible apoyarse en socios que entiendan la hostelería desde dentro, como es el caso de CEGID, una empresa que lidera el sector del desarrollo de soluciones de software de gestión en la nube, y cuyo ecosistema Revo fue diseñado para que los hosteleros puedan recuperar el control de su negocio y su tiempo. El mismo incluye a:
CEGID Revo XEF
Este es un software de gestión y punto de venta que funciona como el corazón de cualquier restaurante. Su interfaz, diseñada para iOS, destaca por su fluidez y solvencia, permitiendo controlar desde la toma de las comandas hasta los cierres de caja más complejos con una sencillez asombrosa. Pero su verdadera magia surge cuando se conecta con el resto de la familia Revo.
CEGID Revo FLOW y Revo SLOT
Y para gestionar quién entra por su puerta, CEGID ofrece dos soluciones complementarias y muy potentes:
- CEGID Revo FLOW: es el especialista en la gestión de reservas online. Si lo conectas con Revo XEF, podrás recibir reservas y asignarlas automática o manualmente a las mesas reales de tu plano de sala. Esto le permite acceder al estado de tus reservas desde el propio plano del TPV, controlando en tiempo real cómo se va llenando el local sin cambiar de aplicación.
- CEGID Revo SLOT: esta herramienta da un paso más allá al gestionar los turnos de los diferentes servicios y controlar los aforos con precisión. Con Revo SLOT, tus clientes pueden realizar y modificar sus propias reservas directamente en la web de tu establecimiento.
Como si fuera poco, al realizar una reserva, el cliente recibe un email o SMS de confirmación automático, que sirve como acreditación digital cuando el cliente accede al local, agilizando la recepción y eliminando las colas en la entrada.
Algo que no va a cambiar, es que la hostelería es un negocio de personas, pero para que estas brillen, necesitan que la tecnología les allane el camino. Por eso implementar un TPV y un software de reservas integrados no es una cuestión de «modernizarse por moda», sino de dotar a tu restaurante de una visión estratégica.
Significa que vas a saber qué va a pasar antes de que ocurra y podrás tener la seguridad de que cada reserva es una oportunidad de negocio optimizada al máximo, convirtiéndose esto en el ingrediente secreto que hace que tu restaurante sea exitoso y todos quieran volver.