Hoy en día, para cualquier empresa española que desee operar dentro de la legalidad y mantener su competitividad, la automatización fiscal y la digitalización de los procesos administrativos son realidades ineludibles. De hecho, uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan diariamente, particularmente los autónomos y las pymes, es la relación comercial con el sector público y la adaptación a los nuevos sistemas de control de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Porque para trabajar con las Administraciones Públicas, ya no basta con enviar un documento PDF por correo electrónico, se debe contar con un modelo de factura para rellenar que sea plenamente compatible con el estándar oficial del Estado. Nos referimos a Facturae, un formato técnico imprescindible que puede parecer complejo a primera vista, pero que gracias a algunas herramientas de gestión se ha vuelto accesible para cualquier tipo de negocio.
¿Qué es el formato Facturae y a quién aplica?
Para comprender su importancia, debemos remontarnos al 15 de enero de 2015, ya que, desde esa fecha, todas las sociedades mercantiles que tributan en España y prestan servicios o venden bienes a las Administraciones Públicas, llámense Sociedades Anónimas o Sociedades de Responsabilidad Limitada, están legalmente obligadas a presentar sus facturas en este formato específico, concretamente bajo la versión Facturae 3.2.
Porque, aunque solemos pensar que cualquier documento enviado digitalmente es una factura electrónica, debes saber que la administración pública requiere una estructura muy particular: el formato Facturae. El mismo consiste en un archivo de texto estructurado que define cada uno de los campos de una factura siguiendo las estrictas normas del lenguaje XML, un lenguaje está diseñado para que los ordenadores y los sistemas de la administración puedan procesar, leer y archivar la información de manera automática, sin intervención humana y sin riesgo de errores de transcripción.
Sin embargo, al generar estos documentos, podemos encontrarnos con dos tipos de extensiones de archivo:
- Archivos .XML: es el formato base que contiene todos los datos estructurados, pero se encuentra sin firmar digitalmente.
- Archivos .XSIG (XML Signed): es el formato obligatorio para la administración. Incluye al final del archivo la firma electrónica del emisor, lo que garantiza la autenticidad del documento y la integridad de su contenido. Ten en cuenta que ningún organismo público aceptará una factura que no cuente con esta firma digital y su respectiva extensión .XSIG.
Contasimple de CEGID, una solución integral para autónomos y pymes
Ahora bien, para evitar la tediosa tarea de programar o picar código en XML, la tecnología nos ofrece soluciones en la nube de uso intuitivo como es el caso de la plataforma contasimple.com, un software de gestión especialmente pensado para hacerle la vida más fácil a los autónomos y dueños de pequeños negocios, ya que simplifica la facturación, los cobros y los impuestos. Se trata de una solución desarrollada por CEGID, una compañía francesa líder mundial en el desarrollo de software de gestión empresarial en la nube, especializada en dar soporte a sectores como el Retail, los Recursos Humanos, las Finanzas y la Contabilidad.
Esta plataforma ofrece un abanico completo de funcionalidades indispensables para el día a día de cualquier empresa, como son:
- Facturación: permite crear facturas electrónicas en segundos, personalizar el diseño con la imagen corporativa del negocio y gestionar facturas rectificativas con un solo clic.
- Cumplimiento legal: está totalmente adaptada para enviar facturas electrónicas que cumplen de forma estricta con las normativas vigentes como Verifactu.
- Control total: contribuye a supervisar el estado de los cobros, clasificar los gastos y centralizar las obligaciones fiscales desde cualquier dispositivo y sin necesidad de realizar cálculos manuales.
Cómo se pueden generar facturas en formato Facturae en sistema Verifactu con Contasimple
Si tu negocio ya opera bajo la modalidad de envío inmediato a Hacienda conocida como sistema Verifactu, el proceso para cumplimentar un modelo de factura para rellenar y exportarlo correctamente en formato Facturae a través de la herramienta de CEGID es sumamente sencillo. Solo debes seguir estos pasos:
- Configuración inicial: asegúrate de tener activa la modalidad Verifactu en tu panel de configuración de Contasimple. Si necesitas que el archivo final incluya la firma electrónica válida para la Administración Pública, debes subir previamente tu certificado digital y configurar la firma automática de documentos.
- Cumplimentación de los datos: crea y rellena la factura de forma totalmente normal, introduciendo los datos del cliente, los conceptos, los tipos impositivos de IVA y los importes.
- Introducción de campos específicos: antes de guardar el documento, debes hacer clic en la opción «Informar campos FacturaE y crear». Se desplegará una ventana emergente donde deberás introducir los datos específicos que solicita la administración, como los códigos DIR3 de la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora.
- Es obligatorio que el paso anterior se realice antes de guardar, ya que una vez que la factura se genera y se sincroniza con Verifactu, no podrá ser editada. Tras rellenar los campos, haz clic en «Guardar y crear».
- Descarga del archivo: dirígete a la pestaña de facturación, accede al registro de tus facturas emitidas y, sobre la factura que acabas de crear, haz clic en el icono «Exportar FacturaE» para descargar tu archivo listo para presentar.
Cómo generar facturas en formato Facturae en sistema Exento
Existen determinados escenarios en los que un negocio puede estar legalmente exento de aplicar el sistema Verifactu, por ejemplo, si ya se encuentra acogido al Suministro Inmediato de Información – SII, opera bajo el sistema TicketBAI o realiza actividades específicas no obligadas. Si este es tu caso, Contasimple de CEGID también te permite obtener tu archivo compatible de forma rápida:
- Firma digital: al igual que en el caso anterior, si la administración te exige el archivo firmado, debes cerciorarte de tener configurado tu certificado digital en la plataforma.
- Creación estándar: genera la factura introduciendo toda la información comercial habitual y guárdala en tu registro.
- Exportación: ve a tu listado de facturas emitidas dentro de la pestaña de facturación y haz clic sobre el icono «Exportar FacturaE» correspondiente a dicho documento.
- Formulario Facturae: a diferencia del sistema anterior, aquí se abrirá el formulario de campos adicionales en este momento. Introduce los datos del organismo público destinatario de la factura.
- Finalización: haz clic en el botón «Guardar y descargar» para obtener de forma inmediata el archivo en tu equipo.
Ventajas de abandonar el Excel y usar un generador automatizado
Como te podrás imaginar, seguir utilizando plantillas manuales de Excel para intentar dar el salto a la factura digital es uno de los errores más peligrosos en los que puede incurrir una pyme. En cambio, el generador online gratuito de Contasimple elimina por completo los errores de cálculo habituales y mantiene la numeración ordenada de forma automática. Además, incorpora de serie todos los campos obligatorios exigidos por Hacienda: NIF, fecha, base imponible, retenciones de IRPF y desgloses de IVA. Por si fuera poco, la plataforma de CEGID te ofrece múltiples modelos listos para rellenar, adaptados a tu tipo de actividad, permitiéndote añadir logotipos y colores corporativos para mantener intacta tu imagen profesional. Así que, ¿qué estás esperando para delegar la estructura técnica del formato Facturae en un software que se actualiza automáticamente ante cualquier cambio legal?